“細節(jié)決定成敗”，在物管行業(yè)最能體現(xiàn)。物管行業(yè)制度規(guī)范尚不完善，這就需要物管公司本身健全服務管理規(guī)范，從細節(jié)著手，要讓業(yè)主感受到物管公司在依法做事，是在守法的基礎上保護業(yè)主的利益。在財務工作中也要有獨特方法，維護業(yè)主利益，維護公司利益，維護行業(yè)尊嚴。
物管公司與業(yè)主之間的財務往來
物管公司要服務的業(yè)主是多行業(yè)多性質的，由此要編制很多合法的與收費相關的各項規(guī)定，才能適用于不同的業(yè)主。
裝修保證金
首先說裝修保證金一項，交納保證金的應當是產權人。因為裝修對房屋整體結構造成影響后，物管公司只能要求產權人恢復，產生索賠關系（由此會發(fā)生費用）。至于產權人委托裝修人的關系，是物管公司無權干涉的。但是現(xiàn)實中，很多情況下裝修保證金都是由裝修人交納，此款又不能不收，在實際發(fā)生賠償時，只能由產權人和裝修人自行解決了。再有，裝修完畢后，退還裝修押金時，通常出現(xiàn)當初交款人和退款時的取款人不一致的情況。物管公司若在交、取不一致的情況下退了款，很可能造成實際交款人再次索要裝修保證金。所以物管公司需要交款人出具說明，注明交款人同意此取款人收回保證金，并加蓋公章；若為個人的，要在交款人身份證復印件上注明該內容。由此，保護了交款人的利益，同時也保護了物管公司的利益。
即使這樣，依然存在著很多弊端。比如，同一單位在不同項目繳納同樣金額的保證金。我們建議，收回原始票據(jù)的可退款，這樣不會發(fā)生重復退款。如同開具服務發(fā)票后的退款業(yè)務一樣，稅務局要求必須交回原始發(fā)票。雖然，收回原始票據(jù)的目的不同，但都是對該業(yè)務處理的保障，避免在若干年后出現(xiàn)重復退款現(xiàn)象。可是收回原始收據(jù)是很難做到，業(yè)主會說“收據(jù)丟了”，“不退此款水電費都不交付了”。為此，一方面需要業(yè)主的大力配合，一方面做好事前工作，比如收款時在收據(jù)上標明“退款時，需交回該票據(jù)”字樣，從而加強工作的嚴謹度。
物業(yè)管理費
收取物業(yè)管理費時，很難滿足“付票收款”的要求。業(yè)主要求見發(fā)票才付款，但是收到發(fā)票就付款的單位幾乎沒有。還有很多單位的總公司不在本地，他們都需要將發(fā)票寄到公司總部處理，審簽付款時間很長。相比之下，外資企業(yè)的付款規(guī)范程度很高。
還有業(yè)主將票據(jù)丟失的，要求重新開票，甚至說“你們沒給我發(fā)票”，由此造成不少麻煩，影響了雙方關系及利益。這就需要財務部門想辦法，避免此事的發(fā)生。我們編制了一種表格，注明“業(yè)主收到此票號的該項內容的該金額的票據(jù)”，請對方簽字確認發(fā)票已收到。這樣做有很多好處：一、便于項目掌握有多少業(yè)主收票未付款；二、掌握回款的時間規(guī)律，對出現(xiàn)異常的單位要加以特別關注，加強管理；三、掌握應收帳款金額，提醒催款，應收及時變現(xiàn)；四、避免與業(yè)主產生說不清的麻煩，影響關系；五、避免給企業(yè)造成不必要的損失。
即使我們想的、做的再好，工作也免不了不順利。業(yè)主的配合才是關鍵。歸根結底需要我們用真心服務，用實際行動感化業(yè)主們，爭取得到大家對我們工作的支持。
代付款項
代付款情況頻繁出現(xiàn)。物管公司向簽訂了物業(yè)管理協(xié)議的業(yè)主收取物業(yè)管理費是合理合法的，但是，有業(yè)主會提供一張第三方單位的支票，其實，這是該業(yè)主和第三方之間的業(yè)務資金。一來我們不能不收管理費，二來要考慮業(yè)主交款的困難，否則有可能收不回管理費了。但是，對于這種合同外收款，開票寫誰的名稱也是問題，很可能后期會出現(xiàn)索賠。所以，我們要求實際交款單位出具說明，標注“我單位或個人某某某愿為某某某單位或個人，交付某某某款”，并加蓋公章。這樣從臺帳上可反映出應交款人的實際交款情況，又可避免遺留無法預測的麻煩。
物管公司內部財務管理
在物管公司內部管理上也應當注意細節(jié)管理，保證管理環(huán)節(jié)是環(huán)環(huán)相扣的。
預制卡銷售水電
有的開發(fā)商為了省錢，采用的是手柄式售電儀器。此種售電器，只能看到前五筆售電情況，很難對銷售、收費情況進行監(jiān)管。有的業(yè)主是個人，根本不要票據(jù)。即使用較好的機型售電，系統(tǒng)也可以操作調整，監(jiān)管同樣有難度。為此需要建立預制卡銷售水電的管理制度，設專人管理售電密碼，每天交存銷售款，主管不定期檢查。特別是，對于卡片消磁需要重新輸卡的情況，必須由主管簽字。建立以業(yè)主為單位的售電臺帳，由此可對業(yè)主購電出現(xiàn)異常的情況進行特殊管理。主管必須每天收取銷售明細表，月末查看臺帳情況，并核對售電匯總表與財務報表的金額。
票據(jù)管理
首先要將票據(jù)編制三個級次的號碼，保證編碼由始至終連續(xù)不斷，又能隨時找到需要查詢的票據(jù)。其次，建立票據(jù)領用、交還確認手續(xù)。注明票據(jù)編碼、領用項目、領用日期、領用人、交換人、交還日期。最最重要的是“領用人”及“交換人”必須由經辦人本人簽字。這樣避免了“這票不是我領的，看不是我簽的字”以及“我早就把票交還了、你沒給我簽上”等無法證實的情況出現(xiàn)。還要建立限期歸還票據(jù)的制度，避免票據(jù)長期在外無法收回。以上的做法可以保證票據(jù)不丟失和票據(jù)使用責任到人，避免出現(xiàn)問題時，相互推諉，從而保證了公司利益。
銀行退票
有的銀行退票密碼不對，有的存款不足，有的與預留印鑒不符……各種情況的退款，都要一一列表注明。保證由收取支票的本人簽字，并送回業(yè)主手中，必須重新收回票款。否則，將成為難以解決的應收帳款。財務要將再次存款的單據(jù)和退票單據(jù)同時一并入帳。這樣做的好處很多：一、對頻繁出現(xiàn)退票的單位要加強收取支票時的核對工作；二、對該業(yè)主加強管理，防備人去樓空，無法收款；三、避免業(yè)主收不到退票，拒絕交款；四、內部管理責任到人。
未完，閱讀全文請訂閱現(xiàn)代物業(yè)雜志，本文原載于《現(xiàn)代物業(yè)·新業(yè)主》2012年第4期